不管是大会议还是小型的会议，其实严格起来说都不能少了以下六个会议要素：

一：与会者

与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会议场地上的其他服务人员。

二：主持人

主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是遗产地会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证

作用。会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况：

A.一种是当然主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或 法规决定的。

B.另一种是临时的主持人，比如，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。

三：会议议题

一个会议的中心思想就是议题，所指的是会议所要讨论的题目，要研究的课题，又或者是所要解决的问题。一个议题必须具备必要性及重要性，同时还必须具有明确性和可行性。

只有围绕这样的议题展开讨论、进行研究才能取得共识或最后表决的通过。每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。

尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总。

再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。

四：名称

正式会议必须有一个恰当、确切的名称。俗话说“名不正则言不顺”会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模，等等。

会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，作好准备；又用于会后的宣传，扩大会议的效果；

更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力。大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。

会标必须用全称，不能随意省略，以免不通，产生误会。

五：会议时间有：

这里所指的会议时间一般都包含三种A.一是指会议召开的时间；B.二是指整个会议所需要的时间、天数；C.三是指每次会议的时间限度。

至于某一个会议召开的时间哪一个最合适？就要综合考虑多种因素。

首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。

有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。

其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。

再次是适宜，即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

会议需要时间：会议需要时间可长可短，尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟；多则几天、十几天。会议组织应尽可能准确地预计需要时间，在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排。

会议时间限度：每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该在会议场地上安排好中间休息的地方及时间。

六：地点

会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议场地的最佳会址也得考虑多种因素。

国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素；专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。

小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会议场地的其他因素，比方说是现在一些公司企业之间、机构培训等会议除了对预订的会议酒店场地设施、气候、环境条件之外，对交通的要求、安全保卫条件特别注重。