一、提前准备

1.了解公司的会议政策

如果对会议记录的正式性要求较高，就得问清楚是否有统一的标准标准。如果没那么正式，则需问清楚公司希望会议记录里涵盖那几块内容、会议记录将作何用。

明确你的角色。有些会议行政秘书不参加会议讨论，而有些既要做笔记还要参加讨论。无论怎样，会议秘书的中心工作还是做笔记，不承担会议主持或协调员等角色。

2.提前准备一个会议模板

所有会议纪要的格式大致相同。模版能为你提供便捷的参照。

至少包括以下内容：

●会议类型。周会还是年会？小型会议还是特殊会议？

●日期、时间、地点。留一块地方写会议起始和结束的时间。

●会议主席、各领导及其秘书或代理人的姓名。

●参会人员和缺席致歉。注意是否达到法定投票人数。

●你的签名处。作为记录者，你需要签名。在会议纪要通过公司审核后可能还需签名。

●可以附上会议日程。如果会议主席或协调员没让你写会议日程，那么应该有专人写。参照会议日程对整理笔记有帮助。

3.带上电脑或笔记本

电脑或笔记本，习惯用哪个就带哪个。如果你经常写会议纪要，就专门用一个本子，或者在电脑上建个独立文件夹。

●若上一次会议的纪要还没有提交审核，就把上一次的也带着。

●可以用录音设备辅助，方便会后转录，但录音不能代替现场笔记。录音前先征求参会人员的同意，之后转录时也不要一字一句照搬。

●学习缩记法可以加快笔记速度，但是不用记录会议中的每句话。这是应该避免的。

●如果公司要求你公开记录，则使用投影仪或演示板。写字不能模糊，确保会后能把笔记带走，用于转录。

二、会议中做笔记

1.发放参会人员签名单

等到所有参会人到齐后，发一张纸，让大家签上自己的名字和联系方式。会后可以誊写到模版里，或者直接把这张纸作为附件也可以。

这种方法一般用于大型会议。

如果参会人员中有很多你不认识，你可以看看座位安排表，并在他们自我介绍时记录他们的名字。

名单放在身边，以便会议记录时随时参照。

2.尽量填满模板

在等待开会时，填好公司名、日期、地点、会议类型（如董事会、特别委员会等）。会议一开始，记下开始时间。

如果没有模版，就把这些信息写在笔记最上方。

若会议在特殊时期召开、有特殊目标，提前通知参会人员。转录笔记后，也要把会议特殊目标作为附件。

3.记录第一次提议的结果

大多数会议都会以一个提议开始，我们以此举例。确保记下提议的所有相关信息：

一般以这样的句子开头：“我提议采用此项计划。”

●提议人的姓名。

●投票结果。提议通过或提议未通过。

如果提议很长，你可以要求他们以书面形式提交，以免不能准确记录。如果经常遇到这种问题，你应该向公司建议制定一个规章：一定字数以上的提议需要以书面形式提交。

若你起草了本次会议日程，那么你既是记录者也是提议者。这没什么不可，只要你在记录自己的话语和行动时也保持客观。

4.记录其他提议

仔细聆听所有讨论，但是不需要记录讨论内容，除非有特殊规定。只记录和提议相关的内容。

每个提议都要严格按照原本的措辞，还要记录提及人和投票结果。

有些提议在投票前需要附议。如果有人说“我附议该项提议”，你就要记下附议人和附议内容。

假如你不知道提议人的名字，或需要他重复提议，可以礼貌地询问。打断一下没关系，重要的是保证信息的准确性。

如果提议的措辞有改动，只需直接在记录上相应改动。除非改动违背了之前的意思，而且引起激烈讨论，否则不需要记录“有过改动”。

5.参会人员报告副本

当有人对照某文件念了一则报告或新闻，你要记下报告人和报告内容。如果其中包含提议，用常规记录提议的方式来记录。

最实际的做法就是会后向报告人要一份报告副本。在会议过程中记一笔，提醒自己会后去要相关材料。转录会议纪要后，把报告作为附件。

如果报告人没提供副本，要弄清楚怎样能够得到。会后需要获取。

如果只是口头报告，而不是对照文件读，那么只需对报告内容进行简要客观的概括。不需要记录细节和报告人的具体措辞。

6.记录分配的任务

包括提交的上次会议任务和本次会议布置的新任务。有人被指定写一份信件？记下他的名字和任务要求。

和会议的正式性相关，很多任务被包括在提议内。若是非正式会议，可能某些决定表述得不够不清晰，所以你需要仔细听。

如果会上还说明了决定的理由，你也需要概括性地记录。

7.记录会议主席的指示

当某个异议正式进入讨论程序，就要记录该异议及其理由，还有会议主席的指示。

8.概括性记录会议中的讨论

只有在特别要求时，才需概括性地记录会议中的讨论。

严格地来说，会议纪要是记录正式提议和决定的，而不是具体讨论内容。不过，如果公司有特殊规定，那就记录讨论。

客观地记录讨论。记实质性的要点而不是观点，删去形容词、副词等修辞。以客观、精简为目标。

不记录讨论中的说话人。这点在记录激烈的争论时尤其重要，提到名字可能会冒犯对方。

9.收尾

记录会议结束的时间。记得向报告人要报告副本，或让他们用邮件发送给你。

快速浏览纪要，检查是否有遗漏或不清楚的地方。如果有问题，在参会人员离开前及时问清楚。

三、会议中转录

1.尽早转录

最好会后马上转录，此时记忆最清晰。

2.用电脑把笔记打成电子版

用电脑把笔记打成电子版。如果会议中是用电脑记的，那就跳过这步。然后新建一个文档转录笔记，把笔记文档打开在一边做参照。

3.把笔记整理成明确的段落

每个提议、决定、要求独立成段。检查以下几点：

●拼写和语法正确。可以使用拼写检查软件。

●客观性。不能含有你自己的个人意见。会议纪要必须保证客观性。

●用词明了、准确。用精准的词替换模糊的词。删去修饰性的描述。

●只记录行动，不记录讨论。除非有特殊要求。

●标页码。

4.把会议纪要的初稿发给相关人员

按照一开始让参会人员填写的联系方式，发放到他们的邮箱。会议主持人那边应该也有联系方式。

5.审定，获得批准

你可能需要在下次会议上朗读这次的会议纪要，接受审定。如果纪要中的提议都通过，则纪要获得批准。

如果在批准前经过修改，要在文件中注明有修改。但不用注明具体修改内容。

如果获得批准后再有人提议修改，要一字不差地记录提议内容和提议是否通过。