能够有效解决抱怨的办法有以下几点：

1、用一个开放的心来倾听

不要预先判断形势，倾听人们要说的。让人们完全敞开述说，不要打断，也不要质疑问题的正确性。在你开口之前，你应该完全理解什么发生了，清楚为什么他如此不安。

2、回溯这个问题

一旦你明白抱怨来自哪里，用你自己的话重述这个问题，让人们知道你了解他的情形。他可以在一些方面对你修正，但是不断像鹦鹉学舌一样，重述他的问题，直到对方承认你确实明白了。

3、感同身受，并且让对方确信要做的事

不要承认公司方面的任何错误，或者谴责某人。要如此表达：

你所说的，如果我站在你的角度，我也会感到不高兴。让我看看能做什么，我要检查一下，尽快帮你弄清楚。

显示真正的感同身受可以帮助你缓和对方的怒气，在很多情形下，John Treace说你会惊奇地发现，这样的确信多么快就使对方安静了。

4、迅速跟进

越快越好，用一个报告跟进什么地方出问题了，设定你准备改正的步骤，防止他再次发生。一些情况下，你可以送一个小礼物，作为你感谢对方帮助你改进企业的象征。

这一流程的目的是像客户表达你真的关心她的惠顾，或者为企业工作的员工。确信所有的员工知道对他的客户使用这个流程，所有管理者知道对他的员工使用这个流程。