总体来说，公文格式的规范化是它的本质要求，反映了它的内在规律和客观需要，也是它的生命力之所在。我们说，要使公文能在最大程度、最大范围内实现有效沟通，不讲规范性、不坚持规范性，是难以想象的。

只有形式上规范了、统-了，才能扫清沟通传播中的障碍，才可以使公文的写作、阅读、传递、处理更快捷和更有效。

具体来说，公文格式规范化的必要性体现在几个方面。首先，这是由公文的本质决定的。公文不是一般的文学作品，从本质上说，它是公共政令流转的一个载体。

为了确保这些信息在传递过程中不失真、不出错、不被误解，格式上自然要求准确、清晰、严谨，以便于阅读者了解掌握信息。

这就是标准公文在格式上要求非常细致、非常规范的原因，有了这些通用的标准，熟悉公文的人据此就能很直观地从相应地方获取相应信息，提高阅读和使用的效率。

其次，这是公文处理工作本身所需要的。公文处理工作是机关的重要工作，也是出现频次最高的一项日常工作。办文部门每天都在制发公文，如果没有一个统的、细致的格式规范，处理公文的人每天势必要在各式各样、千奇百怪的文件中加以甄别，工作成效必然大打折扣。

为保证公文的完整、准确、庄重、有效、合法，便于规范处理，并为立卷和归栏提供方便，整体上提高公文处理的制度化、科学化水平，格式的规范化就是重要前提，有了形式上的齐整一致，才能保证公文信息处理的高效、快捷，从而给公文处理工作带来极大方便，提高工作质量和效率

再次，这还是公文权威性和约束力在形式上的具体表现。对于公文来说，形式不是无足轻重的，它对公文的内容起保证作用。公文的适用范围非常广泛，上到国计民生，下到衣

食住行，政治、经济、文化、社会等纷繁芜杂的信息，都要通过公文这个载体实现准确的传递所以，规范的公文格式不是外在强加给公文的，而是公文本身的种客观需要，是其写作结构的规律性表现，它不仅能体现公文的法定权威性和约束力，而目还有利于保证政令畅通。

公文格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更主要的是影响公文的效力，甚至由于格式不规范而造成各种谬误，直接影响公文的严肃性和作用的发挥，有时还会因此造成重大失误。

第四，公文格式规范化也是信息化时代的必然要求。当前，我们已经进入信息化时代，计算机和现代化文印设备普遍进入办公室，使用计算机进行公文处理的最大好处就是能提高办公效率，改善办公条件，对提升公文的制作水平起到积极作用。

有了统的公文格式标准就可以由相关的软件开发人员依据标准编制出公文制作模板，通过计算机排版打印，成倍地提高工作效率。

所以，公文格式规范化为办公自动化奠定了基础，做到运行高效，风格统一，易于识别