会计核算期末结账前,有许多成本、费用需要进行结转。转账分为外部转账和内部转账。外部转账是指将其他核算子系统(如工资、固定资产、应收应付等子系统)生成的凭证转入总账系统中;内部转账是指在总账系统内部把某个或几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。

本文讨论内部转账。　　一般期末转账有如下特点:　　

1.期末转账业务主要在各个会计的期末进行;　　

2.期末转账业务不同于日常核算,不必附有反映该业务的原始凭证,是由会计部门自己填制的凭证,且凭证的摘要、借贷方科目固定不变,金额的来源、计算方法也基本不变;　　

3.期末转账业务的数据大多来源于账簿,这就要求在处理期末转账业务前必须先将其他具体业务登记入账;　　

4.有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据,这就要求期末转账需要根据业务的特点分批按步骤来进行处理。

　　由于期末转账业务的以上特点,使其转账的内容和形式一般都相对固定,具有固定性、重复性的的特点,现有的财务软件正是利用这一特点,将会计期末所要进行的固定的、程序化的工作进行整理,制作出一些通用的凭证框架,这些框架包含凭证摘要、会计科目、借贷方向、金额计算公式,预先存入系统中,告诉系统进行转账的数据是从哪里来的,如何进行分配,放到哪里去。

每到月末要进行结转时,只须调出这些预先定义好的凭证框架,系统就会自动生成相应的转账凭证,完成相应的结转工作,使得会计人员的重复性工作大为减少,极大地提高总账系统的使用效率。

在会计电算化中把凭证的摘要、会计科目、借贷方向及金额的计算公式称为自动转账分录。用友ERP-U8期末自动转账工作一般分为两个步骤。

　　1.设置自动转账分录,即自动转账凭证取数公式的定义。包括自定义转账、对应结转、期间损益结转等。自动转账分录的定义完成后可长期使用,只有在所定义的转账内容发生变化时,才需要重新修改。

　　2.执行自动转账,即生成自动转账凭证。